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Charte de Protection des Données Personnelles en matière de ressources humaines

Notre Engagement

En votre qualité de salarié du Groupe AccorHotels ou de candidat à un poste au sein du groupe AccorHotels, des conditions de travail respectueuses et sûres doivent vous être assurées.
La confiance que vous portez à AccorHotels est essentielle.
Nous savons que la protection de la vie privée fait partie de vos attentes. C'est la raison pour laquelle nous avons établi et mis en place la présente Charte de Protection des Données Personnelles en matière de Ressources Humaines (ci-après la "Charte") qui décrit la façon dont AccorHotels utilise vos Données Personnelles conformément aux 7 Principes de Protection des Données de AccorHotels (ci-après les "7 Principes de Protection des Données Accor") qui constituent les principes clés de AccorHotels et les modalités suivant lesquelles s'appliquent donc à l'ensemble du Groupe AccorHotels (Accor et ses filiales) dans le monde entier.

Acceptation de la présente Charte de Protection des Données Personnelles en matiere de ressources humaines

La présente Charte doit être lue attentivement afin de vous permettre de disposer des informations sur la nature des Données Personnelles que AccorHotels détient sur ses salariés et sur les candidats à un poste au sein du Groupe AccorHotels, et la façon dont elle les utilise. Par "Données Personnelles" (ci-après les "DP"), nous entendons toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : votre nom), soit indirectement (ex: numéro de téléphone) en qualité de personne physique.

En acceptant de postuler chez AccorHotels, ou en acceptant les dispositions de votre contrat de travail avec AccorHotels, vous acceptez expressément la présente Charte qui est intégrée au dit contrat ou qui peut, dans certains pays, être intégrée au Règlement Intérieur de votre Société. Vous reconnaissez et acceptez que la présente Charte ne vous concède aucun autre droit que ceux prévus par la loi locale.

Toutefois, lorsque la loi locale le requiert, la présente Charte pourra être soumise à votre accord préalable.

Les 7 Principes de Protection des Données de AccorHotels

Vous trouverez ci-après les 7 Principes de Protection des Données AccorHotels qui s'appliquent à l'ensemble du Groupe AccorHotels, dans le monde entier.

1. Transparence : Lors de la collecte et du traitement de vos DP, nous vous communiquerons toutes informations et vous informerons de la finalité du traitement et des destinataires des données.

2. Légitimité : Nous collecterons et traiterons vos DP uniquement aux fins qui sont décrites dans la présente Charte.

3. Pertinence et exactitude : Nous ne collecterons que les DP qui sont nécessaires au traitement des données. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous garantir que les DP que nous conservons sont exactes et à jour.

4. Conservation : Nous conserverons vos DP pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données, conformément aux dispositions de la présente Charte et aux exigences prévues par la loi locale.

5. Accès et rectification : Vous avez la possibilité d'accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos DP. Les coordonnées du service à contacter sont indiquées ci-dessous.

6. Confidentialité et sécurité : Nous mettrons en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos DP contre l'altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l'utilisation, la divulgation ou l'accès non autorisé(e).

7. Partage et transfert internationaux : Nous pouvons partager vos DP au sein du Groupe AccorHotels ou avec des tiers (tels que les partenaires commerciaux et les prestataires de services) aux fins exposées dans la présente Charte . Nous prendrons des mesures appropriées pour garantir la sécurité du partage et du transfert.

Pour toutes questions concernant ces 7 Principes de Protection des Données AccorHotels, veuillez contacter le service dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Champ d’application

La présente Charte s'applique à :

tous les salariés de AccorHotels qui travaillent pour une entité du Groupe AccorHotels, soit :
- un salarié d'une filiale, société affiliée ou autre entité contrôlée par AccorHotels
- ou toute personne engagée (directement ou indirectement) pour réaliser une mission pour AccorHotels, y compris les intérimaires, stagiaires ou membres du personnel d'un prestataire, dans la mesure où leurs données sont traitées par AccorHotels dans les systèmes de Accor.

les salariés des hôtels managés et franchisés, à condition que leurs données soient traitées par AccorHotels dans les systèmes de AccorHotels ;

les candidats à un poste au sein d'une entité du Groupe Accor.

ci-après, dénommés, "vous".

Quelles sont les Données Personnelles collectées ?

Dans la mesure où la loi locale le permet, nous collectons, traitons et conservons des DP vous concernant, ainsi que des DP concernant votre famille et vos parents, telles que :

Données d'identification : nom de naissance, nom d'époux (-se), prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées (adresse, numéro de téléphone personnel, adresse électronique et nom et numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d'urgence), numéro de passeport (pour les salariés effectuant des déplacements à l'international), numéro de permis de conduire (si cette information est pertinente dans le cadre du poste), photos ;

Données sociales : numéro de permis de travail, numéro de sécurité sociale et, le cas échéant, taux d'invalidité ;

Situation familiale : état civil, nom, prénom et date de naissance de votre époux (-se) ou partenaire, nom, prénom et date de naissance des enfants, informations en matière d'assurance et de retraite ;

Transport /Déplacements professionnels: toute information relative au moyen de transport utilisé par un salarié, aux fins de remboursement des frais de déplacement ou d’organisation de ses déplacements professionnels (préférences, localisation, etc.). Ex : carte de transport, frais engendrés par l'utilisation d'un véhicule, etc. ;

Extraits de casier judiciaire : si nécessaire dans le cadre du poste occupé par le salarié au sein de AccorHotels ;

Situation militaire : situation militaire, le cas échéant ;

Formation et carrière : diplômes et certificats de formation, langues étrangères parlées, curriculum vitae (détaillant votre expérience professionnelle et le cas échéant, la formation continue), situation en termes de mobilité et gestion du plan de carrière, suivi de l'évaluation annuelle des performances ;

Vie professionnelle : contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, emploi à temps partiel ou à temps plein, date d'embauche, date de résiliation du contrat, division, service, voie hiérarchique, numéro d'identification du salarié, intitulé du poste, informations sur le poste, numéro de téléphone et adresse électronique, description du poste, horaires de travail, absence (notamment, congés maladie, congés ou absences spéciaux, congés maternité, congés parentaux), congés payés (le cas échéant) et RTT ; mandat de représentant du personnel (en tant que membre du comité d'entreprise ou d'un syndicat) ;

Situation économique et financière : déductions fiscales et retenues à la source, niveau de salaire, suivi du salaire et autres éléments de rémunération, plan de stock-options, plan d'options d'achat, paiements afférents, cotisations à la caisse de retraite, coordonnées bancaires ;

Toute DP que AccorHotels doit collecter afin de respecter ses obligations d'employeur en vertu du droit local (ex : adhésion à un syndicat, taux d'invalidité, etc.) ;

Votre utilisation du système d'information de AccorHotels : les conditions dans lesquelles vos DP sont collectées et traitées dans le cadre de votre utilisation du Système d’Information de AccorHotels sont exposées dans la Charte de Protection des Données Personnelles et d’Utilisation des Ressources Informatiques du Groupe AccorHotels intégrée à votre contrat de travail ou dans certains pays, au règlement intérieur de votre société ;

Données en matière de vidéo surveillance et de contrôle des badges : AccorHotels met en place des systèmes de vidéo surveillance dans ses locaux et des dispositifs de contrôle d'accès qui permettent de collecter et de traiter des DP vous concernant, telles que des enregistrements vidéo, des informations sur les accès et des informations sur l'heure de collecte ;

Dispositif d'alerte professionnelle : dans le cadre de ses obligations légales, AccorHotels peut mettre en place un dispositif d'alerte professionnelle permettant aux salariés de dénoncer des comportements non conformes à l'éthique ou inappropriés. Le cas échéant, la nature des DP collectées et les conditions du traitement sont exposées dans une note d'information spécifique, intégrée à votre contrat de travail ou dans certains pays, au règlement intérieur de votre société ;

Toutes autres DP supplémentaires dont nous avons besoin pour gérer la relation de travail ou que vous nous avez communiquées lorsque vous avez déposé une candidature à un poste au sein de AccorHotels (ex : curriculum vitae ou lettre de motivation, rapport d'évaluation de cabinets de recrutement externes ainsi que des anciens responsables).

Quelles sont les Données Personnelles Sensibles collectées ?

AccorHotels peut collecter, utiliser, conserver et traiter de toute autre manière certaines DP sensibles à propos des salariés, si cela est nécessaire à la gestion de la relation de travail ou dans le cadre de réclamations en justice. AccorHotels traite notamment les données sensibles lorsque la loi applicable le requiert.

Lorsque le droit local le prévoit, la collecte desdites données est soumise à votre accord exprès préalable.

Quand vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

Vos DP peuvent être collectées par différents moyens, y compris, notamment :

Recrutement :
- sites web de recrutement en ligne de AccorHotels ;
- tous autres moyens de recrutement, y compris les cabinets de recrutement externes, les entretiens d'embauche, les contacts avec les anciens employeurs.

Embauche et relations de travail : toute information collectée via :
- les entretiens avec le service des Ressources Humaines et les formulaires de collecte papier ou électroniques ;
- les évaluations ;
- la modification des données d'identification ;
- les justificatifs liés aux frais de transport ;
- les informations liées aux avantages sociaux.

Mobilité interne et à l'international chez AccorHotels :
- sites intranet de AccorHotels destiné notamment à gérer le plan de carrière ou l'expatriation ;
- réseaux des Ressources Humaines de AccorHotels.

Mesures de sécurité :
- enregistrements vidéo à partir des systèmes de vidéo surveillance (le cas échéant) installés dans les locaux de AccorHotels ;
- informations sur l'heure de la collecte grâce aux dispositifs de contrôle des badges pour le contrôle des accès (le cas échéant) ;
- à partir d'autres dispositifs de sécurité.

Fourniture d'informations par des prestataires de services tiers :
- prestataires de services de recrutement ;
- sociétés gérant les plans d'intéressement de AccorHotels.

Utilisation des Systèmes d’information de AccorHotels : pour plus d'information, veuillez-vous reporter à la Charte de Protection des Données Personnelles et d’Utilisation des Ressources Informatiques du Groupe AccorHotels.

Quelles sont les finalités ?

Vos DP sont collectées, traitées et conservées par AccorHotels, y compris, notamment, aux fins suivantes :

Pour respecter le droit local applicable : par exemple, pour la gestion :
- des obligations en termes de congés maternité ;
- de l'organisation des élections professionnelles ;
- des obligations en termes de diversité ;
- des horaires de travail ;
- des congés maladie ;
- de la paie : salaires et avantages dus en vertu de votre contrat de travail, augmentation annuelle et tout autre ajustement du salaire, versement des primes annuelles et gestion des retraites ; retenues en matière d'impôts sur le revenu et cotisations sociales.

Pour vérifier les qualifications :
- Les DP des candidats sont collectées soit directement soit indirectement pour permettre à AccorHotels d'évaluer l'aptitude du candidat à l'exécution de sa mission (ex : vérification de ses références et qualifications).

A des fins de mobilité à l'étranger :
- Pour gérer la mobilité des salariés au sein du Groupe AccorHotels, partout dans le monde.

Pour fournir des services aux salariés :
- Avantages salariés (ex : tickets repas, tickets de transport banlieue, Ticket Tesorus, Carte bienvenue, Bien-Etre à la Carte, …).
Stock options : Gestion administrative des plans de stock-options (le cas échéant) ;

Gestion des performances et des talents :
- Pour faciliter la gestion des performances et le développement de carrière des salariés, notamment dans le cadre des évaluations annuelles des performances, de la revue annuelle des salaires et, le cas échéant, des sanctions disciplinaires conformément au droit local.

Sécurité et contrôle : pour la gestion de :
- l'accès aux locaux (contrôle des badges) ;
- l'accès aux Système d’Information de AccorHotels ;
- la sécurité : enregistrements par vidéo surveillance (le cas échéant).

Gestion générale :
- Planification et budget ;
- Effectifs ;
- Gestion des annuaires ;
- Organigrammes ;
- Gestion des dossiers des salariés ;
- Rapport financier ;
- Restructurations, réorganisations, acquisitions et scissions ;
- Adhésion au réseau féminin interne (WAAG).

Gestion des ressources :
- Pour la répartition et l'entretien des ressources. Ex : gestion des droits d'accès des salariés aux salles de conférence, aux locaux, au système informatique et à la base de données.

Formation :
- Pour l'organisation des sessions de formation des salariés (ex : via l'Académie Accor).

Création de la documentation marketing :
- Pour les propositions commerciales en réponse aux appels d’offres envoyés par les clients ;
- Pour les rapports annuels qui peuvent comprendre les DP de certaines catégories de salariés.

Divulgation aux autorités :
- Lorsque les autorités judiciaires et/ou les forces de police le demandent dans le cadre d'une enquête judiciaire ;
- Sous réserve des dispositions légales locales, lorsque AccorHotels peut utiliser vos DP pour protéger ses droits ou étayer toute réclamation, défense ou déclaration dans une affaire ou devant les autorités juridictionnelles et/ou administratives, un tribunal arbitral ou un médiateur, dans le cadre d'actions / d'enquêtes disciplinaires ou d'un audit ou d'une investigation interne ou externe.

Partage de vos données personnelles

AccorHotels peut partager vos DP avec tout membre du personnel concerné du Groupe AccorHotels ou avec des destinataires externes, tels que :

- les prestataires de services impliqués dans les différents traitements des données en matière de Ressources Humaines, tels que décrits ci-dessus ;
- les autorités locales ou autres ;
- les conseils externes (commissaires aux comptes ou avocats) pour établir ses droits et se défendre dans le cadre de réclamations en justice ;
- les investisseurs (en cas de fusion ou d'acquisition d'une autre société) ;
- les clients dans le cadre de propositions ou d'activités commerciales.

AccorHotels partagera vos DP uniquement si cela est nécessaire aux fins susmentionnées. AccorHotels demande aux destinataires de préserver la confidentialité de vos DP et de ne les utiliser que dans le cadre de la mission qu’ils réalisent pour AccorHotels.

AccorHotels se réserve le droit de divulguer vos DP aux autorités publiques dans le cadre de demandes officielles, à des fins de sécurité nationale ou lorsque la loi le requiert.

Transferts internationaux

Aux fins exposées à l'Article 7 de la présente Charte, nous pouvons transférer vos DP à des destinataires, internes au groupe ou tiers au groupe, qui peuvent être situés dans des pays offrant des niveaux de protection de DP différents.

Par conséquent, outre la mise en place de la présente Charte, AccorHotels met en œuvre des mesures appropriées, y compris des clauses contractuelles, afin de sécuriser le transfert de vos DP vers une entité AccorHotels ou un destinataire externe situé(e) dans un pays proposant un niveau de protection différent de celui proposé dans le pays dans lequel les DP sont collectées.

Sécurité des données

AccorHotels prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos DP contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte ou l'altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l'accès non autorisé(e). A cet effet, des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu'un système d'identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc.) ont été mis en place.

Conservation des données

Nous stockerons vos DP uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente Charte, ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

Accès et modification

Vous avez le droit d'accéder à vos DP collectées par AccorHotels et de les modifier, sous réserve des dispositions légales applicables.

A cette fin, vous pouvez exercer vos droits en contactant notre département Protection Données Personnelles du Groupe AccorHotels: data.privacy@accor.com.

Mises à jour

La présente Charte est susceptible d’évolutions ou de modifications.
Par conséquent, nous vous invitons à prendre régulièrement connaissance de la présente Charte telle que publiée sur l'Intranet ou le tableau d'affichage à destination du personnel de votre établissement.

Dispositions spécifiques pour les Salaries ou candidats de l'UE

AccorHotels reconnaît que l'Union Européenne a établi des normes de protection strictes concernant le traitement des Données Personnelles dans l'UE. Ainsi, AccorHotels a décidé d'établir des dispositions spécifiques pour les salariés et les candidats de l'UE concernant le traitement de leurs données personnelles.

Par conséquent, les pratiques de AccorHotels concernant les données personnelles des salariés de l'UE sont décrites dans la Charte de Protection des Données Personnelles en matière de Ressources Humaines telle que révisée, aux Articles 5 ("Quelles sont les données personnelles sensibles collectées ?"), 8 ("Partage de vos Données Personnelles") et 12 ("Accès et Modification"), lesdits articles étant remplacés par les dispositions suivantes. Les dispositions de la Charte de Protection des Données Personnelles en matière de Ressources Humaines qui ne sont pas modifiées ci-après s'appliquent "EN L'ETAT" aux salariés et candidats de l'UE.


Quelles sont les Données Personnelles Sensibles collectées ?

Sauf si cela est prévu par la loi locale sur la protection des données personnelles, AccorHotels ne collecte pas et ne traite pas les DP révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'adhésion à un syndicat, les données relatives à la santé ou l'orientation sexuelle.

Si de telles informations étaient d'une manière ou d'une autre communiqués à AccorHotels (ex : ces données figurent sur votre CV ou dans votre lettre de motivation) et que la loi locale ne le permet pas, AccorHotels les supprimera.


Partage de vos données personnelles

Accor peut partager vos DP avec des destinataires externes ou internes de la façon suivante :

Le Groupe AccorHotels : Nous pouvons partager vos DP uniquement si cela est pertinent, avec les membres du personnel AccorHotels autorisés ayant besoin d'y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein de AccorHotels, aux fins décrites ci-dessus :

- vos responsables et supérieurs hiérarchiques, les Directeurs des Ressources Humaines, le personnel des Directeurs Informatique et Juridique, les commissaires aux comptes et les responsables de la comptabilité, la Direction Marketing, les responsables concernés des autres entités du Groupe AccorHotels pour des catégories de données spécifiques stockées sur des bases de données mondiales, ou dans le cadre d'une procédure précontentieuse ou d'un litige ;
- la Direction Générale des Ressources Humaines (DGRH), la Direction Générale des Systèmes d’Information et Telecom (DGSIT) et toutes autres Directions Générales de AccorHotels S.A., en France.

Les prestataires de services externes : Nous pouvons partager vos DP, le cas échéant, avec des prestataires tiers, tels que :

- les gestionnaires de la paie, les prestataires et gestionnaires en matière d'avantages, les fournisseurs de systèmes informatiques, les institutions financières, les organismes de gestion des retraites, les compagnies d'assurances, les consultants et conseils professionnels ;
- les agences pour l'emploi ou les cabinets de recrutement, les sociétés d'intérim et services de placement ;
- d'autres distributeurs et fournisseurs de biens ou services tels que les agences de voyages, les prestataires de différents services d'infogérance ;
- tous autres prestataires de services impliqués dans la prestation de services aux salariés.

Les autorités locales - enquêtes internes : nous pouvons partager des informations avec les autorités locales conformément aux règlements applicables, ou dans le cadre d'une enquête interne au sein du Groupe AccorHotels :

- Les autorités fiscales, les services de sécurité sociale, les autorités judicaires, les services de l'emploi ou autres autorités ;
- Les experts-comptables indépendants, les représentants autorisés des fonctions d'audit interne, tels que les commissaires aux comptes ou avocats, les responsables de la sécurité de l'entreprise et les cabinets d'avocats ;
- Vos DP peuvent être partagées dans le cadre d'audits et d'investigations internes ou externes, suite à une demande des services de police, des autorités administratives ou judiciaires ou lorsque la loi applicable, une décision de justice ou un règlement le demande.


Investisseurs :

- Vos DP peuvent être divulguées dans le cadre d’une restructuration, d’une vente ou d’une cession d’actifs, d’une fusion ou autres changements de contrôle ou de situation de AccorHotels (ou ses filiales), à des investisseurs potentiels ainsi qu'à leurs commissaires aux comptes et conseils juridiques.

Autres destinataires :

- Les clients dans le cadre d'une proposition commerciale. Par exemple, en réponse à des appels d’offres envoyés par les clients.

Accès et modification

Vous avez le droit d'accéder à vos DP, de les modifier ou de les supprimer, vous pouvez également vous opposer au traitement de vos DP comme indiqué dans la présente Charte, à condition que vous disposiez d’un motif légitime.

Vous pouvez également exercer vos droits en contactant: data.privacy@accor.com.

Veuillez noter que, dans le but de protéger votre vie privée, il nous sera nécessaire de vous identifier afin de répondre à votre demande. Pour ce faire, nous pourrons vous demander une copie d'une pièce d'identité en vigueur, telle que le permis de conduire, la carte d'identité ou le passeport.

Si vos DP ne sont pas exactes, complètes ou à jour, veuillez communiquer vos demandes de rectification à votre Responsable des Ressources Humaines. Toutes les demandes de rectification seront traitées sans délai, conformément à la loi applicable.